Audit sur pièces du dispositif de conformité (Gestion des leads dans un CRM)

Un auditeur, qu'il vienne d'une compagnie, d'un groupement ou de l'autorité, évalue exigence par exigence et attend des preuves, pas des intentions. Sur le thème Gestion des leads dans un CRM, nous reprenons ce référentiel, qu'il s'agisse d'un texte légal, d'une position de l'autorité ou d'une convention avec une compagnie, et nous le confrontons à vos documents et à vos pratiques, dans les cabinets de courtage, où le logiciel de gestion, le CRM et les extranets des compagnies portent la trace du conseil, la relation client et une grande quantité de données personnelles.

Le rapport présente, pour chaque exigence, la preuve attendue, la preuve que vous détenez, l'écart éventuel et l'action pour le combler avant l'échéance. C'est un audit sur pièces : il sert de dossier de réponse et d'entraînement pour vos responsables des systèmes d'information, qui savent ainsi quoi montrer et comment le dire. Il ne remplace ni un contrôle de l'autorité, ni une attestation de conformité, ni l'avis d'un avocat, et ne préjuge pas de leur résultat.

Déroulé de la prestation

1. Cadrage

   Nous fixons avec vous le périmètre, les textes applicables et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux documents.

2. Lecture documentaire

   Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Gestion des leads dans un CRM, avant toute rencontre, pour arriver aux entretiens avec des questions précises.

3. Entretiens et échantillon

   Nous rencontrons le dirigeant, les responsables et les collaborateurs, et nous examinons un échantillon de dossiers que vous choisissez ou que nous tirons avec vous.

4. Analyse des écarts

   Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.

5. Restitution

   Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos associés, à une compagnie partenaire ou à l'autorité.

• Grille exigence par exigence avec preuves attendues et preuves présentées
• Liste des écarts et des actions avant l'échéance
• Dossier de réponse prêt pour l'audit ou la demande de l'autorité

Format et charge : forfait, 4 à 8 jours. Idéal pour : responsable de la conformité, dirigeant de cabinet de courtage ou directeur de cabinet de courtage qui prépare une échéance sur le thème Gestion des leads dans un CRM. Prérequis de votre côté : les textes applicables, vos procédures, vos supports et vos enregistrements, un interlocuteur par sujet.

Exemples d'usage

Une situation d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.