Conception de plans de classement, de procédures et de processus (OpenText™ Contract Center)

Nous concevons les documents qui organisent la vie des pièces sur le thème OpenText™ Contract Center : plan de classement, règles de nommage, métadonnées utiles, procédures de capture et de contrôle, durées de conservation proposées avec leur fondement à faire valider, cartographie des processus actuel et cible, schémas de validation et de signature. Les pièces sont écrites avec les utilisateurs de chaque étape.

Nous proposons ces règles ; nous ne fixons pas à votre place les durées légales, qui dépendent de chaque pièce et de votre conseil. Les cartographies sont dessinées avec une notation reconnue, pour fiabiliser vos procédures sur ce thème et pour faciliter l'automatisation ultérieure de certaines étapes.

Déroulé de la prestation

1. Spécification

   Nous précisons le livrable attendu, les données d'entrée, les textes applicables et les règles de forme de votre organisation ou de votre réseau.

2. Structure

   Nous proposons un plan et une méthode, validés avec vos responsables avant de produire.

3. Première version

   Le support est produit avec ses hypothèses tracées et ses références aux exigences, puis soumis à votre relecture.

4. Revue et version finale

   Vos relecteurs lisent ; nous intégrons les remarques et livrons la version finale avec sa note de justification. La validation reste la vôtre.

5. Passation

   Nous remettons les sources, les modèles et un mode d'emploi, pour que vos équipes reprennent le livrable sans dépendance.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos associés, à une compagnie partenaire ou à l'autorité.

• Plan de classement et règles de nommage des documents
• Durées de conservation proposées, à faire valider par le conseil du cabinet
• Cartographie des processus actuel et cible avec procédures associées

Format et charge : forfait, 4 à 10 jours. Idéal pour : responsable organisation et processus, gestionnaire de contrats d'assurance référent ou chef de projet digital qui organise un circuit documentaire. Prérequis de votre côté : entretiens avec les utilisateurs de chaque étape, exemples de pièces et de documents types, et un référent qui valide les règles de conservation.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.