Déploiement d'un pilote ou d'une migration documentaire (Bonita)
Un outil mis en service sur un périmètre réduit avant généralisation, avec des reprises de documents explicables.
En bref
- Résultat
- Un outil mis en service sur un périmètre réduit avant généralisation, avec des reprises de documents explicables.
- Idéal pour
- Responsable des systèmes d'information, responsable organisation et processus ou dirigeant de cabinet de courtage qui met en service un outil documentaire.
- Ce que vous obtenez
- Plan de déploiement, paramétrage documenté de l'outil, migration d'un lot de documents tracée et procès-verbal de recette.
- Prérequis de votre côté
- Environnement de test fourni par le cabinet, licences disponibles, sauvegarde des documents existants et référent métier.
- Durée et charge
- 8 à 20 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Mettre en service un pilote de signature. Un cabinet déploie la signature électronique sur un seul type de document dans le thème Bonita. Nous paramétrons le parcours, rédigeons la procédure, faisons essayer trois gestionnaires et consignons les anomalies. La direction décide d'étendre ou non à d'autres documents.
Nous déployons l'outil du thème Bonita sur un périmètre pilote : un type de dossier, une équipe, quelques semaines. Le paramétrage suit le plan de classement et les procédures validés, la migration traite d'abord un lot restreint de documents et documente ce qui est repris, rejeté ou corrigé. Les essais portent sur la capture, la recherche, la signature, la conservation et la restitution d'un dossier complet.
Le procès-verbal de recette liste les essais et leurs résultats. Nous travaillons dans votre environnement, sous votre responsabilité de traitement, afin de rendre vos décisions traçables sur ce thème. La généralisation, la maintenance et l'hébergement restent à la charge du cabinet et de ses prestataires.
Déroulé de la prestation
État des lieux
Inventaire des données, des interfaces, des utilisateurs et des exigences de sécurité sur le périmètre Bonita.
Plan par lots
Chaque lot a ses critères de recette, sa période d'intervention et son plan de retour arrière, validés avec la personne qui administre votre système d'information.
Préparation et tests
Reprise des données en environnement de test, paramétrage, contrôle par échantillonnage.
Bascule
Mise en service à la date convenue, hors des périodes de renouvellement, suivi renforcé, correction des écarts.
Stabilisation et passation
Documentation d'exploitation, formation des administrateurs et des utilisateurs clés, bilan de fin de déploiement.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos associés, à une compagnie partenaire ou à l'autorité.
- Plan de déploiement pilote avec périmètre, jalons et responsables
- Paramétrage de l'outil et migration d'un lot de documents, documentés
- Procès-verbal de recette et guide d'utilisation pour les équipes
Format et charge : forfait, 8 à 20 jours. Idéal pour : responsable des systèmes d'information, responsable organisation et processus ou dirigeant de cabinet de courtage qui met en service un outil documentaire. Prérequis de votre côté : environnement de test fourni par le cabinet, licences disponibles, sauvegarde des documents existants et référent métier.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Mettre en service un pilote de signature
Un cabinet déploie la signature électronique sur un seul type de document dans le thème Bonita. Nous paramétrons le parcours, rédigeons la procédure, faisons essayer trois gestionnaires et consignons les anomalies. La direction décide d'étendre ou non à d'autres documents.
Migrer des archives numérisées
Un cabinet transfère ses dossiers numérisés vers un nouvel outil du thème Bonita. La mission traite un lot test, documente les documents rejetés et leurs causes, puis prépare la migration du reste, que le cabinet décide de lancer après relecture du rapport.
Questions fréquentes sur cette prestation
Comment limitez-vous les risques pendant le déploiement ?
Le déploiement sur le périmètre Bonita est conduit par lots, chacun avec ses critères de recette, sa période d'intervention et son plan de retour arrière, validés avec la personne qui administre votre système d'information. Les données sont reprises en environnement de test et contrôlées par échantillonnage avant la bascule, puis suivies de près après la mise en service. La charge indicative est de 8 à 20 jours, format forfait. Aucune intervention n'est planifiée pendant les périodes sensibles de votre activité, comme les renouvellements de fin d'année.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation apprend à utiliser ou à administrer un outil ; le déploiement le met en service avec des données fiables. Sur le thème Bonita, les deux sont liés : le déploiement inclut la formation des administrateurs et des utilisateurs clés, et une formation plus large des équipes peut suivre la mise en service. Nous les planifions dans le même projet, avec le même chef de projet. Les intervenants sont sélectionnés pour leur expertise du thème et tenus à la confidentialité.
Hébergez-vous ou archivez-vous nos documents ?
Non. Nous ne sommes ni hébergeur ni prestataire d'archivage. Sur le thème Bonita, nous auditons votre circuit documentaire sur pièces, nous concevons le plan de classement, les règles de nommage, les durées de conservation à faire valider et les procédures, puis nous déployons l'outil que vous avez choisi dans votre propre environnement, sous votre responsabilité de traitement. Si des données de santé sont concernées, l'hébergement relève d'un hébergeur de données de santé certifié que vous choisissez. Nous signons un contrat de sous-traitance avant tout accès à des données personnelles.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous vous répondons sous 48 h ouvrées, puis nous établissons un devis après un échange de cadrage.
Les autres déclinaisons de déploiement et migration sur le thème Bonita
- Déploiement pilote dans un cabinet ou une agence (Bonita)
- Migration de données et reprise d'historique (Bonita)
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