Audit sur pièces de l'organisation et du management du cabinet (Gestion des prestataires)
Une vue partagée par la direction de ce qui fonctionne, de ce qui repose sur une seule personne et de ce qui doit être documenté.
En bref
- Résultat
- Une vue partagée par la direction de ce qui fonctionne, de ce qui repose sur une seule personne et de ce qui doit être documenté.
- Idéal pour
- Dirigeant ou directeur de cabinet de courtage, responsable administratif et financier ou responsable formation.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit sur pièces avec constats argumentés, points de fragilité et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Organigramme, fiches de poste, plan de formation, document unique d'évaluation des risques, tableaux de bord de gestion et entretiens avec trois à cinq personnes.
- Durée et charge
- 4 à 8 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Dépendance du cabinet à une personne clé. Un cabinet de dix personnes repose sur son fondateur pour les relations avec les compagnies et les prêteurs sur le thème Gestion des prestataires. L'audit relit l'organisation, les fiches de poste et les procédures, puis propose trois mesures de documentation et de partage des relations.
Nous auditons sur pièces la manière dont votre cabinet traite le thème Gestion des prestataires : organisation et rôles, circuits de décision, outils de pilotage, gestion des compétences et de la formation, intégration des nouveaux arrivants, suivi des justificatifs que le cabinet doit conserver sur ses salariés, relations avec les prestataires. Les constats sont rapprochés de vos propres règles, du Code du travail pour ce qui concerne la prévention et du Code des assurances pour les obligations de l'intermédiaire.
Le rapport classe les points relevés par importance et propose un plan d'actions daté, avec pour objectif de documenter vos pratiques sur ce thème. Il s'agit d'une revue documentaire réalisée par Optédif : elle ne vaut ni inspection du travail, ni contrôle de l'ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution), ni conseil juridique, et elle n'instruit pas l'honorabilité ou la capacité d'une personne.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, les textes applicables et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux documents.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Gestion des prestataires, avant toute rencontre, pour arriver aux entretiens avec des questions précises.
Entretiens et échantillon
Nous rencontrons le dirigeant, les responsables et les collaborateurs, et nous examinons un échantillon de dossiers que vous choisissez ou que nous tirons avec vous.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos associés, à une compagnie partenaire ou à l'autorité.
- Rapport d'audit sur pièces avec constats classés par importance
- Lecture de l'organigramme, du plan de formation, du document unique et des tableaux de bord
- Plan d'actions daté, présenté au dirigeant et aux managers
Format et charge : forfait, 4 à 8 jours. Idéal pour : dirigeant ou directeur de cabinet de courtage, responsable administratif et financier ou responsable formation. Prérequis de votre côté : organigramme, fiches de poste, plan de formation, document unique d'évaluation des risques, tableaux de bord de gestion et entretiens avec trois à cinq personnes.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Dépendance du cabinet à une personne clé
Un cabinet de dix personnes repose sur son fondateur pour les relations avec les compagnies et les prêteurs sur le thème Gestion des prestataires. L'audit relit l'organisation, les fiches de poste et les procédures, puis propose trois mesures de documentation et de partage des relations.
Intégration des collaborateurs après un rapprochement
Deux cabinets viennent de fusionner et appliquent des règles de travail différentes sur le thème Gestion des prestataires. L'audit compare les pratiques, les outils et le plan de formation de chaque équipe, puis liste les points à harmoniser en priorité.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 4 à 8 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'examen d'un échantillon de dossiers et la rédaction. L'auditeur est un intervenant sélectionné pour son expertise du thème Gestion des prestataires, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, audit d'une compagnie, demande de l'autorité ou revue interne, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Gestion des prestataires, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à une compagnie partenaire. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il porte sur pièces : il ne remplace ni un contrôle de l'autorité, ni l'avis d'un avocat, ni une attestation de conformité, que nous ne délivrons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Intervenez-vous dans nos équipes ou dans le recrutement de nos collaborateurs ?
Nous intervenons pour le cabinet, sous notre responsabilité, avec des livrables définis : audit sur pièces, accompagnement de la direction, ateliers, formation. Sur le thème Gestion des prestataires, nous ne travaillons pas à la place de vos managers, nous ne recrutons pas pour vous et nous ne vérifions pas l'honorabilité ni la capacité professionnelle de vos salariés : ces contrôles incombent à l'intermédiaire. Nous vous aidons à structurer vos méthodes et à former ceux qui les appliquent. Les intervenants sont sélectionnés pour leur expertise du thème et tenus à la confidentialité.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous vous répondons sous 48 h ouvrées, puis nous établissons un devis après un échange de cadrage.
Les autres déclinaisons d'audit sur pièces sur le thème Gestion des prestataires
- Audit sur pièces du dispositif de conformité (Gestion des prestataires)
- Diagnostic flash avant un audit ou une échéance (Gestion des prestataires)
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