Audit sur pièces du circuit documentaire et de la signature (OpenText™ Extended ECM)
Un circuit documentaire dont la chaîne de preuve est décrite, avec des écarts identifiés et des priorités argumentées.
En bref
- Résultat
- Un circuit documentaire dont la chaîne de preuve est décrite, avec des écarts identifiés et des priorités argumentées.
- Idéal pour
- Responsable organisation et processus, responsable des systèmes d'information ou dirigeant de cabinet de courtage qui veut fiabiliser ses dossiers dématérialisés.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit sur pièces du circuit documentaire, de la chaîne de preuve et des durées de conservation, avec constats et plan d'actions.
- Prérequis de votre côté
- Description des circuits de pièces, exemples de dossiers anonymisés, paramétrage de l'outil de signature ou de GED (gestion électronique des documents) et règles de conservation en vigueur.
- Durée et charge
- 4 à 8 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Relire un parcours de signature à distance. Un cabinet fait signer ses mandats et ses documents à distance sur le thème OpenText™ Extended ECM (Enterprise Content Management, gestion de contenu d'entreprise). L'audit suit dix dossiers anonymisés, constate que le rattachement du document signé au dossier n'est pas systématique et propose une règle de rattachement que le responsable des systèmes d'information adopte.
Nous auditons sur pièces le circuit documentaire de votre cabinet sous l'angle du thème OpenText™ Extended ECM : collecte des pièces, identification du signataire, niveau de signature utilisé, horodatage, conservation du document signé et de ses preuves, plan de classement, droits d'accès, durées de conservation et de purge. Nous examinons des dossiers anonymisés et vos procédures, et nous interrogeons les utilisateurs.
Le rapport relie chaque constat à la pièce examinée et propose des actions pour documenter vos pratiques sur ce thème. Il ne dit pas qu'une signature a telle valeur juridique : cette appréciation revient au juge et à votre conseil. C'est un audit sur pièces, qui ne vaut ni qualification de prestataire, ni audit de sécurité qualifié, ni contrôle de l'ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution).
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, les textes applicables et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux documents.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème OpenText™ Extended ECM, avant toute rencontre, pour arriver aux entretiens avec des questions précises.
Entretiens et échantillon
Nous rencontrons le dirigeant, les responsables et les collaborateurs, et nous examinons un échantillon de dossiers que vous choisissez ou que nous tirons avec vous.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos associés, à une compagnie partenaire ou à l'autorité.
- Rapport d'audit sur pièces du circuit documentaire et de la chaîne de preuve
- Revue des niveaux de signature utilisés au regard des types de documents
- Plan d'actions hiérarchisé présenté à la direction et au responsable des systèmes d'information
Format et charge : forfait, 4 à 8 jours. Idéal pour : responsable organisation et processus, responsable des systèmes d'information ou dirigeant de cabinet de courtage qui veut fiabiliser ses dossiers dématérialisés. Prérequis de votre côté : description des circuits de pièces, exemples de dossiers anonymisés, paramétrage de l'outil de signature ou de GED et règles de conservation en vigueur.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Relire un parcours de signature à distance
Un cabinet fait signer ses mandats et ses documents à distance sur le thème OpenText™ Extended ECM. L'audit suit dix dossiers anonymisés, constate que le rattachement du document signé au dossier n'est pas systématique et propose une règle de rattachement que le responsable des systèmes d'information adopte.
Vérifier les durées de conservation
Une agence générale conserve tout sans règle sur le thème OpenText™ Extended ECM. L'audit relève les catégories de pièces, les durées appliquées et les accès, puis propose une grille de durées que le dirigeant fait valider par son conseil avant toute purge.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 4 à 8 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'examen d'un échantillon de dossiers et la rédaction. L'auditeur est un intervenant sélectionné pour son expertise du thème OpenText™ Extended ECM, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, audit d'une compagnie, demande de l'autorité ou revue interne, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème OpenText™ Extended ECM, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à une compagnie partenaire. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il porte sur pièces : il ne remplace ni un contrôle de l'autorité, ni l'avis d'un avocat, ni une attestation de conformité, que nous ne délivrons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Hébergez-vous ou archivez-vous nos documents ?
Non. Nous ne sommes ni hébergeur ni prestataire d'archivage. Sur le thème OpenText™ Extended ECM, nous auditons votre circuit documentaire sur pièces, nous concevons le plan de classement, les règles de nommage, les durées de conservation à faire valider et les procédures, puis nous déployons l'outil que vous avez choisi dans votre propre environnement, sous votre responsabilité de traitement. Si des données de santé sont concernées, l'hébergement relève d'un hébergeur de données de santé certifié que vous choisissez. Nous signons un contrat de sous-traitance avant tout accès à des données personnelles.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous vous répondons sous 48 h ouvrées, puis nous établissons un devis après un échange de cadrage.
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