Conseil sur les outils et les normes de référence (OpenText™ Extended ECM)
Un choix d'outil et de règles argumenté, fondé sur vos dossiers et vos obligations plutôt que sur l'offre d'un éditeur.
En bref
- Résultat
- Un choix d'outil et de règles argumenté, fondé sur vos dossiers et vos obligations plutôt que sur l'offre d'un éditeur.
- Idéal pour
- Dirigeant de cabinet de courtage, responsable des systèmes d'information ou responsable organisation et processus qui prépare un projet de dématérialisation.
- Ce que vous obtenez
- Note de recommandations comparant des scénarios d'outils et de règles de gestion documentaire, avec feuille de route.
- Prérequis de votre côté
- Description des dossiers types, des volumes à traiter, des outils en place et des obligations de conservation connues du cabinet.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Choisir le niveau de signature selon le document. Un cabinet de courtage veut généraliser la signature électronique sur le thème OpenText™ Extended ECM (Enterprise Content Management, gestion de contenu d'entreprise). La note classe les documents par enjeu, associe un niveau de signature à chaque classe et signale les points à faire valider par un juriste. La direction retient une généralisation en deux temps.
Le conseil prépare vos choix sur le thème OpenText™ Extended ECM : niveau de signature à retenir selon le type de document, périmètre d'une gestion électronique des documents, règles de classement et de conservation, place de la reconnaissance automatique des pièces, automatisation de certaines étapes. Nous nous appuyons sur le règlement eIDAS, sur le Code civil, sur les normes de gestion des documents d'activité, citées par numéro et par intitulé, et sur vos usages.
La note compare des scénarios, expose leurs conditions de mise en œuvre et leurs limites, puis propose une feuille de route, avec pour objectif de clarifier les rôles et les preuves sur ce thème. Nous ne revendons aucun outil. Les questions juridiques de détail restent à valider par votre conseil.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous reformulons la question à instruire, identifions les décideurs et les contraintes réglementaires et contractuelles, et fixons le calendrier.
Diagnostic
Entretiens, lecture documentaire et analyse des données disponibles sur le thème OpenText™ Extended ECM pour établir une base factuelle partagée.
Scénarios
Nous construisons deux à quatre scénarios comparés sur les coûts, les risques, les délais et l'acceptabilité par vos équipes et vos partenaires.
Recommandation
La note argumente une trajectoire d'organisation, de méthode ou d'outil, avec ses étapes, ses responsables et ses points de contrôle, prête pour un comité de direction.
Appui à la décision
Nous présentons la note en instance et pouvons revenir à intervalles réguliers pendant la mise en œuvre, avec un livrable convenu à chaque échéance.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos associés, à une compagnie partenaire ou à l'autorité.
- Note comparant des scénarios d'outils et de règles de gestion documentaire
- Argumentaire sur le niveau de signature selon le type de document
- Feuille de route avec jalons et responsables
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : dirigeant de cabinet de courtage, responsable des systèmes d'information ou responsable organisation et processus qui prépare un projet de dématérialisation. Prérequis de votre côté : description des dossiers types, des volumes à traiter, des outils en place et des obligations de conservation connues du cabinet.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Choisir le niveau de signature selon le document
Un cabinet de courtage veut généraliser la signature électronique sur le thème OpenText™ Extended ECM. La note classe les documents par enjeu, associe un niveau de signature à chaque classe et signale les points à faire valider par un juriste. La direction retient une généralisation en deux temps.
Cadrer un projet de GED commun
Un réseau de cabinets envisage une gestion électronique des documents commune sur le thème OpenText™ Extended ECM. La mission compare une GED partagée et des GED séparées, expose les enjeux de confidentialité entre cabinets et propose un périmètre de pilote.
Questions fréquentes sur cette prestation
Comment se déroule une mission de conseil et que livrez-vous ?
La mission commence par un cadrage d'une à deux semaines, puis un diagnostic, la construction de scénarios comparés et une note de recommandations présentée en instance. La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait. Le livrable sur le thème OpenText™ Extended ECM est rédigé pour être lu par votre direction et par vos partenaires sans réinterprétation : chaque recommandation cite les exigences applicables, estime les coûts et les délais et désigne un responsable. Nous pouvons revenir à intervalles réguliers pendant la mise en œuvre, avec un livrable convenu à chaque échéance.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation donne à vos équipes les connaissances pour agir ; le conseil instruit une décision d'organisation, de méthode ou d'outil que vous devez prendre. Sur le thème OpenText™ Extended ECM, la mission de conseil part de votre situation réelle, compare des options et recommande une trajectoire, là où la formation apporte des méthodes générales appliquées à vos cas. Le conseil éclaire la décision, sans la prendre à votre place ni engager votre responsabilité réglementaire, et ne porte sur aucun contrat ni aucun produit destiné à un client final. Lorsque la décision prise entraîne une évolution des pratiques, nous associons les deux dans un même plan, avec le même interlocuteur.
Hébergez-vous ou archivez-vous nos documents ?
Non. Nous ne sommes ni hébergeur ni prestataire d'archivage. Sur le thème OpenText™ Extended ECM, nous auditons votre circuit documentaire sur pièces, nous concevons le plan de classement, les règles de nommage, les durées de conservation à faire valider et les procédures, puis nous déployons l'outil que vous avez choisi dans votre propre environnement, sous votre responsabilité de traitement. Si des données de santé sont concernées, l'hébergement relève d'un hébergeur de données de santé certifié que vous choisissez. Nous signons un contrat de sous-traitance avant tout accès à des données personnelles.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous vous répondons sous 48 h ouvrées, puis nous établissons un devis après un échange de cadrage.
Les autres déclinaisons de conseil sur le thème OpenText™ Extended ECM
- Cadrage de méthode et de périmètre (OpenText™ Extended ECM)
- Assistance à la rédaction d'un cahier des charges (OpenText™ Extended ECM)
Les autres types de prestation sur le thème OpenText™ Extended ECM
